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A Gestão Documental é, actualmente, o meio mais eficaz para gerir documentos, entendendo-se por documentos, todo o tipo de suporte utilizado para manter e divulgar informação, do tipo tradicional em papel ou em electrónico, contendo, ambos na sua essência, o mesmo; informação, elemento vital na sustentabilidade da gestão documental de hoje ou seja, na gestão electrónica de documentos.

Face à especificidade de cada um, os documentos, devem ser tratados de forma própria, salvaguardando em todos os casos o que é importante. Na maioria dos casos a informação neles contida e noutros, também o suporte utilizado; o papel, através da sua digitalização!

É para isso que serve a Gestão Documental, para preservar a informação que os documentos contêm, bem como a própria imagem destes.

A gestão documental não é, no entanto, apenas um gestor de informação e de documentos que contém informação, mas sim e também um poderoso auxiliar na gestão corrente de qualquer empresas. É hoje, considerada uma peça fundamental em qualquer empresa, independentemente da sua dimensão ou área de actividade.

Uma solução de gestão documental deve ter ainda outras funcionalidades, bem como ter a capacidade inata de poder dialogar com outras estruturas de dados, onde estes já residem e estejam a ser tratados por um ambiente aplicacional especifico, como por exemplo ; financeiro, contabilístico, outro.

Exemplo de algumas aplicações de gestão documental capazes de poderem ser implementadas em qualquer tipo de empresa:
- Gestão de correspondência entrada, emitida, gerada internamente e de entidades,
- Sistema de workflow, dotado com circuitos de circulação de documentos, segundo necessidades especificas de cada empresa.
- Sistema de gestão de correspondência devolvida, capaz de se interligar com ambientes aplicacionais, adjacentes em termos de operacionalidade e outros que permitam o contacto com os clientes.
- Arquivo de documentos físicos, documentos electrónicos, gestão de espaço físico, gestão de entradas e saídas, empréstimos.
- Arquivos históricos, intermédios e definitivos.
- Gestores de centros de documentação e ou bibliotecas orientadas para o sector público e ou privado, com particular ênfase para os centros de documentação e informação segundo as necessidades da empresa.

A gestão documental ou gestão electrónica de documentos deve ser uma solução "plástica" o suficiente para se adaptar às necessidades das empresas, mas "rígida" o suficiente para manter inalteráveis regras de funcionamento, imprescindíveis ao funcionamento da mesma.

Plástica para se adequar a necessidades dos utilizadores, regra geral apenas detectadas com o inicio em funcionamento das soluções de gestão documental. Rígida, para evitar fugas de informação entre utilizadores ou para não permitir contornar circuitos de distribuição que em alguns casos, são o elemento chave do sistema.

Ao nível da gestão de dados, uma gestão documental ou gestão electrónica de documentos, deve estar dotada com outras funcionalidades, nomeadamente de pesquisa e em texto livre. Uma solução documental dotada com um sistema de pesquisas, sob a forma de acções pré determinadas, de forma a permitir ao utilizador, não profissional, a sua utilização simplificada. O sistema deverá também utilizar várias metodologias de classificação temática que associadas à pesquisa em texto livre o tornarão num sistema simples e agradável de usar.

A informação deve poder circular de forma "push", enviada para o utilizador, segundo o perfil de interesses deste e este deverá visualizá-la no seu pc ou através de um PDA.

Interfaces diversos tais como windows, web, outlook, datamóvel através de PDA