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O seu Software está certificado?

Os sujeitos passivos de IRC e IRS que utilizam programas informáticos de facturação ficam obrigados a utilizar programas que tenham sido previamente certificados pela Administração Fiscal.

Os produtores de software devem proceder ao pedido de certificação das soluções que disponibilizam ao mercado a partir de Setembro de 2010 para que em Janeiro de 2011 possam garantir aos seus clientes a utilização duma solução devidamente certificada pela DGCI.

A partir de Outubro, a Direcção Geral dos Impostos começará a divulgar no Portal das Finanças a lista de todos os programas que venham a obter a certificação no âmbito da Portaria 363/2010, de 23 de Junho. Consulte aqui a lista da DGCI...

A animação abaixo exemplifica os procedimentos principais no âmbito da validação de documentos com relevância fiscal. Este é apenas um dos pontos do processo de Certificação, mas concerteza um dos mais visíveis.

Quem deve pedir o certificado à DGCI?

A responsabilidade do pedido de certificação será sempre do produtor de software. Os contribuintes obrigados à utilização de software certificado apenas deverão assegurar a utilização de uma solução mencionada no Portal das Finanças e não cabe a estes o pedido de qualquer certificação. Caso existam dúvidas quanto a essa conformidade poderão os utilizadores ou potenciais adquirentes indagar dessa conformidade no Portal das Finanças, em lista que elencará os programas e respectivas versões certificadas, identificando ainda os respectivos produtores. Esta lista será constantemente actualizada, não só com os novos programas ou versões certificados, mas também com as revogações de certificações anteriormente concedidas.

Quais os requisitos para uma solução estar certificada?

A certificação dos programas de facturação depende da verificação cumulativa dos seguintes requisitos:

a) Ter a possibilidade de exportar o ficheiro a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de Março;

b) Possuir um sistema que permita identificar a gravação do registo de facturas ou documentos equivalentes e talões de venda, através de um algoritmo de cifra assimétrica e de uma chave privada de conhecimento exclusivo do produtor do programa;

c) Possuir um controlo do acesso ao sistema informático, obrigando a uma autenticação de cada utilizador;

d) Não dispor de qualquer função que, no local ou remotamente, permita alterar, directa ou indirectamente, a informação de natureza fiscal, sem gerar evidência agregada à informação original.

Em resumo, o software deverá dispor de mecanismos que evitem a subsequente violação de dados registados. Para tal deve possuir controlo sobre os acessos ao sistema informático, obrigado à autenticação de cada utilizador. Deve ainda criar evidência de qualquer alteração à informação original através de uma assinatura digital dos documentos fiscalmente relevantes que será posteriormente exportada para o ficheiro standard de auditoria em vigor em Portugal (SAFT-PT).

Todas as empresas estão obrigadas a utilizar uma solução certificada?

Segundo os esclarecimentos da DGCI às empresas de software e face à evolução prevista da certificação a prazo todas as empresas estarão obrigadas a utilizar software certificado.

Para minimizar o impacto destas medidas, a adopção será faseada tendo em conta para já dois grupos de empresas:

1. A partir de 1 de Janeiro de 2011, para as empresas que em 2010 tenham tido um volume de negócios superior a 250 mil euros;

2. A partir de 1 de Janeiro de 2012, para as empresas que em 2010 tenham tido um volume de negócios superior a 150 mil euros.

Para as empresas que geram os seus programas internamente, há regras especiais.